「老人ホーム紹介会社に相談したら、施設を教えてくれるだけ？」「見学の予約は自分でするの？」「病院とのやり取りもしてくれる？」「老人ホームへ入った後は、もう関係なくなる？」
老人ホーム紹介会社を初めて利用する方にとって、「結局、どこまでやってくれるの？」という部分は分かりにくいと思います。
老人ホーム紹介会社によってサービス内容は異なりますが、私は普段、施設を紹介するだけではなく、相談内容の整理、候補施設への問い合わせ、提案資料の作成、見学調整、見学同行、入居に向けた書類の調整などにも関わっています。また、ご家族だけでは対応が難しい場合には、別途有料の生活支援サービスとして、入居準備や入居後の手続きをお手伝いすることもあります。
老人ホーム紹介会社の基本的な仕組みや費用については、「老人ホーム紹介会社とは？仕組み・紹介料・相談できること」で解説しています。紹介会社を比較するときは、「老人ホーム紹介会社の選び方」も参考にしてください。
この記事では一般的な紹介会社のサービス一覧ではなく、老人ホーム紹介相談員として私が実際にどこまで支援しているのかを、相談を受けてから入居後までの流れに沿ってご紹介します。
私が行っている支援の早見表
以下は、本文に出てくる私自身の業務を整理したものです。すべての紹介会社で同じ支援を受けられるという意味ではありません。
| 段階 | 私が関わる支援 | 利用前に確認したいこと |
|---|---|---|
| 相談・候補探し | 希望の整理、空室・入居相談の可否確認、提案資料の作成 | 対応エリア、紹介できる施設の範囲、相談費用 |
| 見学 | 日程調整、同行、必要に応じた送迎、質問や費用説明の補足 | 同行・送迎の条件、集合場所、利用者が払う費用 |
| 申込み後 | 施設・病院等の連絡調整、必要書類の準備の調整、入居前面談への立会い | 誰が何を準備するか、書類発行の費用と日程 |
| 契約・入居日 | 希望と状況に応じて同行する場合がある | 毎回立ち会うわけではないため、依頼できる範囲と条件 |
| 入居準備・入居後 | 別途有料の生活支援として、受診同行、荷物・日用品の準備、手続きの支援等 | 依頼内容、料金、実費、継続支援の範囲 |
本文で紹介する無料の老人ホーム紹介業務と、別途有料の生活支援は分けて考えてください。利用を検討する会社には、無料で対応する範囲、有料となる条件、料金の計算方法を事前に確認しましょう。
最初の相談では、まず現在の状況を確認する
老人ホームを探してほしいという相談をいただいても、いきなり施設を探し始めるわけではありません。まずはご本人の状況や希望を確認します。
私が最初に確認することが多いのは、年齢、性別、介護度、必要な医療行為、希望するエリア、キーパーソンになる方がいるか、キーパーソンとご本人との関係、キーパーソンがどの地域に住んでいるか、予算、入院中の場合は退院期限などです。
これらを確認したうえで、どのような施設なら候補になりそうかを考えていきます。特に予算や医療行為、退院期限などは、候補となる施設を大きく左右します。
キーパーソンが誰なのかも確認する
ご本人だけで施設探しを完結できるケースばかりではありません。入居後にも、契約、緊急時の連絡、通院、入院、各種手続きなどで、ご家族や関係者に協力いただく場合があります。そのため「今後ご本人に関わる中心人物は誰なのか」も確認するようにしています。
また、その方がどこに住んでいるのかによっても、施設を探す地域が変わることがあります。例えば、ご本人の現在の自宅付近ではなく、「今後支援する娘さんの自宅近くで探したい」というケースもあります。
最初から名前や住所が分からない相談もある
老人ホーム探しの相談は、ご本人やご家族から直接いただくとは限りません。病院のソーシャルワーカーさんやケアマネジャーさんから相談をいただくこともあります。
その場合、個人情報への配慮から、最初の相談段階ではご本人のお名前や住所などを共有せず、「○歳の男性」「要介護3」「この医療行為が必要」「このくらいの予算」といった情報だけで、「まず候補を出してほしい」と依頼されることがあります。
そのような場合には、分かっている情報だけで一度施設を探します。最初からすべての情報がそろっていなくても、まず選択肢を出すことから始めるケースもあります。
ただし、ご本人を特定できる情報や病歴・医療情報などを施設へ共有する段階では、相談元の病院や介護事業者の個人情報の取扱いと、ご本人・ご家族の意向を確認しながら進める必要があります。紹介会社によって同意の確認方法や情報管理のルールは異なるため、利用前に確認しておくと安心です。
候補施設は、知っている施設だけから選ぶわけではない
何度も施設をご紹介している地域であれば、「この予算なら、まずこの施設が候補になりそう」というのはある程度頭に入っています。そのため、まずそうした施設へ問い合わせることもあります。
ただ、それだけで施設を決めるわけではありません。老人ホームは新しく開設されることもありますし、以前は紹介会社経由での集客を行っていなかった施設が、方針変更によって紹介可能になっている場合もあります。そのため必要に応じて、地域の介護施設一覧などを改めて確認し、候補になりそうな施設へ一件ずつ連絡することもあります。
施設へ確認するのは「空室」だけではない
施設へ電話するときには、「空室はありますか？」だけを聞いているわけではありません。現在の介護度、認知症の症状、医療行為、必要な介助、予算など、分かっている情報を伝えながら、「このような状態の方でも、まず入居相談はできますか？」というところを確認します。
ここで大切なのは、「空室がある＝入居できる」ではないということです。
電話で相談できても、その場で入居が決まるわけではない
電話で「その状態なら相談可能です」と言われても、そこで入居が確定するわけではありません。施設側も最終的には、診療情報提供書、健康診断書、現在必要な介助量、認知症の症状、必要な医療対応、ご本人の実際の様子などを確認したうえで、受け入れ可能か判断します。
そのため私が最初の電話で確認しているのは、「入居できますか？」という最終確認ではなく、「この方を正式な入居相談として進められそうですか？」という確認に近いです。
あとから医療行為などが分かることもある
施設探しを始めてから、「実はこの病気もありました」「喀痰吸引も必要でした」ということが分かる場合もあります。また、施設を探している途中でご本人の状態が変化し、新しい医療対応が必要になる場合もあります。そうなると、最初に候補としていた施設では対応できなくなり、改めて施設を探し直すこともあります。
逆に、最初の相談時点でご本人の状態を細かく教えていただき、後から出てきた診療情報提供書などとも大きな違いがなければ、比較的スムーズに話が進むこともあります。だからこそ私は最初の聞き取りを大切にしています。正確な情報が多いほど、その方に合った施設を提案しやすくなるからです。
条件を確認したら提案資料を作る
候補となる施設が見つかったら、提案資料を作ります。ご家族から直接相談をいただいている場合は、そのままご説明することもあります。
一方、病院のソーシャルワーカーさんやケアマネジャーさんからの相談の場合には、まず提案資料を相談元へお渡しします。その資料をご本人やご家族へ見せていただき、「この施設について詳しく知りたい」「実際に見学してみたい」となれば、私の方へご連絡をいただく形です。
また、「家族にも直接説明してほしい」と言われれば、ソーシャルワーカーさんやケアマネジャーさんが同席する場で、私からご説明することもあります。
見学先が決まれば日程調整をする
見学したい施設が決まったら、ご本人やご家族から希望日をいくつか伺います。その日程をもとに施設へ確認し、見学の日程を調整します。複数施設を見学する場合には、施設の場所や移動時間も考えながら予定を組みます。
見学は1施設あたり1時間〜1時間半程度かかることが多く、説明内容によっては2時間近くかかる場合もあります。そのため、1日に3〜4施設回ればかなり多い方です。
ご本人が見学する場合は1〜2件にすることも多い
ご家族だけであれば複数施設をまとめて回ることもあります。ただし、ご本人も参加される場合には体力面も考えます。施設へ移動して、説明を聞いて、施設内を歩き、また次の施設へ移動する。これを繰り返すとかなり疲れます。
実際に3施設目くらいになると疲れてしまう方もいるため、ご本人が参加される場合には、私は1日に1〜2施設程度にすることが多いです。たくさん見ることより、一つひとつをしっかり見ることの方が大切だと思っています。
見学当日は現地集合でも送迎でも対応する
ご本人やご家族が「自分たちで行けます」という場合には、施設で現地集合します。一方で、「車がない」「施設まで行くのが難しい」という場合には、ご自宅や最寄り駅などへお迎えに行き、一緒に施設へ向かうこともあります。
私の場合、施設を紹介するだけではなく、見学へ行くための移動まで含めてサポートすることがあります。
※送迎等の対応範囲は紹介会社によって異なります。
見学中は、なるべく出しゃばらないようにしている
施設見学では、私がずっと説明をするわけではありません。まずは施設の担当者から、施設の特徴、介護体制、医療対応、食事、居室、料金などをしっかり説明していただきます。施設について一番詳しいのは、その施設で働いている方だからです。
私はその横で説明を聞きながら、「ここは少し補足した方がいいかな」と思ったところだけ補足します。
ご本人の日常についても補足する
見学前には、ご家族やケアマネジャーさんなどから、ご本人についてさまざまな情報を伺います。例えば、「デイサービスへ行くのを楽しみにしている」「朝は絶対パンがいい」「朝食はご飯がいい」「この食べ物が苦手」といった情報です。
一見すると施設選びとは関係がないように思えるかもしれません。しかし、実際に施設側から「うちは朝食でパンも選べます」といった話が出れば、ご本人にとっては一つの魅力になります。何がその方の生活にとって大切なのか分からないからこそ、小さな情報もできるだけ拾うようにしています。
費用は「結局いくら？」まで計算する
施設見学では、料金表を使って費用説明を受けることが多いです。ただ、「家賃が○万円」「管理費が○万円」「食費が○万円」と一つずつ説明されても、「それで毎月いくら必要なの？」と分かりにくいことがあります。
そのため私は横で電卓を使い、「基本的にはこのくらいの金額になりますね」と、総額のイメージをお伝えするようにしています。もちろん、介護保険の自己負担、医療費、消耗品などによって実際の金額は変わります。それでも、大まかな月額費用が分かった方が他施設との比較もしやすくなります。
費用の内訳は老人ホームの費用はいくら？月額料金以外にかかるお金を解説、施設ごとの比較方法は老人ホーム3施設の見積もりを比較する方法でも紹介しています。
ご家族が聞きづらそうなことは私から質問する
見学中、ご家族が自分から積極的に質問されている場合には、私は必要以上に口を挟みません。一方で、「ここは聞いておいた方がいいな」「ご家族は気になっていそうだけど聞きづらそうだな」と思うことについては、私から質問します。例えば、追加費用、介護度が上がった場合の対応、医療対応、退去となる条件、看取り、外出や外泊などです。
施設探しに慣れていない方の場合、何を質問すればよいのか分からないこともあります。そうした部分を補うのも見学同行の役割だと思っています。
他施設と比べて特徴があれば伝える
施設に特徴がある場合には、「この施設は他の施設より入浴回数が多いですね」「ここはリハビリに力を入れています」「同じ価格帯と比べると部屋が広めですね」といったように、他施設との違いをお伝えすることもあります。
施設を何件か見学すると、どこで何を聞いたのか分からなくなってしまうことがあります。そのため、「この施設ならではの特徴は何か」を整理してお伝えするようにしています。
基本的には「ここに決めた方がいい」とは言わない
私は基本的に、「この施設に決めた方がいいですよ」とは言いません。施設ごとの特徴やメリットはお伝えしますが、最終的にはご本人とご家族に選んでいただきます。私自身は、紹介料の金額などを理由に特定施設へ入ってほしいとは考えていません。
大切なのは、ご本人とご家族が安心して生活できること、費用を無理なく支払えること、必要な介護・医療を受けられること、施設の雰囲気に納得できることだと思っています。そのため選ぶための情報はお伝えしますが、基本的には最後の決断はご本人・ご家族にお任せしています。
退院期限が迫っているときは、一歩踏み込むこともある
例外的に、私から少し踏み込んで提案することがあります。それが、退院期限が目前まで迫っている場合です。ご家族が施設を決めきれないまま退院日が迫っていると、退院後の生活場所自体がなくなってしまう可能性があります。
そのような場合には、「まず現在入居できる施設へ入り、落ち着いてから改めて次を考える方法もあります」とご提案することがあります。もちろん、転居にはご本人の負担があり、費用もかかります。そのため積極的におすすめする方法ではありません。ただ、まず生活場所を確保する必要がある状況では、こうした選択肢をお伝えする場合があります。
申込みが決まったら施設や関係者へ連絡する
見学したその場で施設へ申込みをする場合には、そのまま施設側と手続きを進めていただくこともあります。一方、見学後に一度検討し、「あの施設へ申し込みたい」と後から私へご連絡いただいた場合には、まず私から施設へ連絡します。
その後、相談元が病院のソーシャルワーカーさんやケアマネジャーさんであれば、そちらにも申込みが決まったことをお伝えします。施設、病院、ケアマネジャーさん、ご家族など、関係する方をつなぎながら入居準備を進めます。
診療情報提供書や健康診断書の手配も進める
老人ホームへの入居では、施設から診療情報提供書や健康診断書などの提出を求められることがあります。ご本人が入院中の場合には、必要書類について私から病院へお願いすることもあります。在宅の場合には、ご家族やケアマネジャーさんへ「この書類が必要です」とお伝えし、準備していただきます。必要書類は施設によって異なるため、その施設に確認しながら進めています。
ご家族が動けない場合には有料の生活支援も行う
ご家族がお仕事などで、「健康診断へ連れて行けない」「病院へ付き添う時間がない」というケースもあります。その場合には、別途費用はかかりますが、私たちが行っている生活支援サービスを利用していただき、ご本人を健康診断へお連れしたり、病院へ付き添ったりすることがあります。
ここは無料の老人ホーム紹介業務とは別のサービスになりますが、入居に必要な準備そのものを進める支援まで行うことがあります。
入居前のアセスメントにも立ち会う
書類がそろってくると、施設の担当者が実際にご本人とお会いする入居前アセスメントが行われることがあります。ここでは、どのくらい介助が必要なのか、認知症の症状はどうなのか、医療面で何が必要なのか、施設で生活できそうかなどを施設側が確認します。私は、このアセスメントにもできる限り立ち会います。
病院と施設の認識のズレを埋める
アセスメントに立ち会う理由の一つが、病院と施設の間で起きる認識の違いを減らすためです。それまで聞いていた話と、施設へ伝わっている内容が少し違うこともあります。また、病院では普通に行われている医療や介助が、施設では同じようにできないこともあります。逆に「この状態なら施設でも対応できます」という場合もあります。
そうしたときに、「事前にはこのような状況だと伺っています」と補足しながら、認識を合わせるようにしています。これは無理に入居してもらうためではなく、入居後に「聞いていた話と違う」となることをできるだけ減らすためです。
契約や入居には毎回立ち会うわけではない
施設の契約や実際の入居日については、基本的に毎回立ち会っているわけではありません。ただし、「施設まで行く手段がない」「一人では不安」など、ご本人やご家族から希望がある場合には、状況に応じて同行することがあります。
お部屋の準備をお手伝いすることもある
老人ホームへの入居では、大型家具をたくさん運ぶような本格的な引っ越しより、衣類や日用品、必要な家具などを持っていくケースが多い印象です。
しかし、「仕事が忙しくて準備できない」「必要な物をそろえる時間がない」というご家族もいます。その場合には、別途有料の生活支援サービスとして、自宅にある荷物を施設へ運ぶ、衣類を準備する、衣装ケースなどを買う、必要な日用品を購入する、施設のお部屋へ設置するといった支援をすることもあります。
入居後の手続きをお手伝いしたこともある
施設へ入居したら、すべての手続きが終わるわけではありません。入居後に、住民票の住所変更、銀行の住所変更、その他の生活上の手続きなどが必要になることがあります。基本的に入居後のすべての方へ継続支援を行っているわけではありませんが、ご本人やご家族から依頼があれば、別途生活支援サービスとして対応する場合があります。
これまでには、住民票の住所変更をお手伝いしたり、ご本人と一緒に銀行へ行き、住所変更手続きをしたりしたこともあります。老人ホームへ入居したからといって、その瞬間から新しい生活がすべて整うわけではありません。必要に応じて、入居後の生活を整えるところまでお手伝いしています。
紹介会社によって「どこまでしてくれるか」は違う
ここまでご紹介した内容は、私が実際に行っている支援内容です。すべての老人ホーム紹介会社が、送迎、見学同行、書類の調整、アセスメント立会い、生活支援、入居後の手続きまで行っているわけではありません。
老人ホーム紹介会社を利用するときには、「施設を紹介してくれるだけなのか」「見学にも同行してくれるのか」「送迎はあるのか」「入居が決まった後も調整してくれるのか」などを確認してみてもよいと思います。紹介会社を使わずに探す方法も含めて知りたい方は、「老人ホームはどうやって探す？相談先・検索方法と施設探しの進め方」も参考にしてください。
参考にした公的情報
※この記事は、著者が仕事として行っている支援の経験を紹介したものです。当サイトは個人運営の情報ブログで、現在、個別相談や生活支援の申込みは受け付けていません。紹介会社の対応範囲、送迎・同行の有無、費用、個人情報の取扱いは会社によって異なります。契約や申込みの前に、サービス内容と有料になる支援の範囲を確認してください。
まとめ｜私は「施設を紹介して終わり」ではない
私が老人ホーム探しの相談を受けた場合には、まずご本人の状況や希望を確認します。そこから、候補施設を探す、施設へ空室や受け入れ状況を確認する、提案資料を作る、ご家族へ説明する、見学の日程を調整する、必要に応じて送迎する、施設見学へ同行する、費用を一緒に確認する、申込み後の関係者調整を行う、必要書類の準備を進める、入居前アセスメントへ立ち会うというところまで関わっています。
さらに、ご家族だけでは対応が難しい場合には、別途有料の生活支援サービスとして、健康診断への同行や入居準備、入居後の各種手続きをお手伝いすることもあります。
私自身は、老人ホームを紹介することがゴールだとは思っていません。大切なのは、ご本人が実際に新しい生活を始められることです。施設が決まるまで、そして必要であれば入居後の生活が落ち着くところまで。その方とご家族が安心して進められるよう、必要な部分を一つずつ支援していきたいと思っています。
コメント